Der Ablauf einer Mitgliederversammlung ist gesetzlich nicht geregelt. Enthält die Satzung oder eine Geschäftsordnung, die sich die Mitgliederversammlung gegeben hat, diesbezüglich Regelungen, dann sind diese vorrangig zu beachten. Im Übrigen wird die Versammlungsleitung sich an den üblichen und rechtlich erforderlichen Gepflogenheiten zu orientieren haben. Folgender Ablauf sollte berücksichtigt werden: 

• Förmliche Eröffnung der Versammlung und Begrüßung 
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Beschlussfähigkeit der Versammlung, ggf. Zulassung von Gästen 
• Bekanntgabe der Tagesordnung, ggf. Ergänzung der Tagesordnung bzw. Behandlung von Anträgen zur Änderung der Tagesordnung 
• Behandlung der einzelnen Tagesordnungspunkte 
• Förmliche Schließung der Versammlung 

Die förmliche Eröffnung und Schließung der Versammlung setzt den zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen die Versammlung Beschlüsse fassen kann. Eine geschlossene Versammlung kann nicht wiedereröffnet werden, es sei denn, sämtliche Teilnehmende sind noch anwesend und beschließen dies (vgl. Burhoff, Vereinsrecht, 9. Aufl. Rn. 383).  

Beschlussfähigkeit im Protokoll festhalten 

Die Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit sollte im Protokoll festgehalten werden. Nach dem Gesetz ist jede Mitgliederversammlung unabhängig von der Anzahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig, es sei denn, die Satzung sieht eine Mindestanzahl von Mitgliedern generell oder für einzelne Abstimmungsgegenstände vor (z.B. für die Auflösung des Vereins).  

Vorstellung der Beschlussangelegenheit 

Bei der Behandlung der einzelnen Tagesordnungspunkte erfolgt in der Regel zunächst die Vorstellung der Beschlussangelegenheit. Es schließt sich eine Erörterung bzw. Diskussion an. Im Anschluss stellt die Versammlungsleitung die Angelegenheit zur Beschlussfassung. Anträge sollten wortwörtlich vorgestellt oder vorgelesen und entsprechend protokolliert werden. Ausgenommen hiervon sind zum Beispiel Anträge zur Änderung der Satzung, wenn der Wortlaut sich aus den Mitgliedern vorliegenden Unterlagen ergibt. Es folgt die Vornahme und Auswertung der Abstimmung, die Verkündung des Abstimmungsergebnisses und die Tatsache, ob ein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde bzw. das Ergebnis einer Wahl.  

Hierbei hat die Versammlungsleitung auf eine ordnungsgemäße Protokollierung zu achten.