Die Corona-Pandemie stellt Vereine und Verbände nicht nur wegen der notwendigen Einstellung von Sportangeboten vor große Herausforderungen, auch die satzungsgemäße Durchführung von Mitgliederversammlungen wird durch die Corona-Pandemie vor neue Aufgaben gestellt. Die digitale Umsetzung von Mitgliederversammlungen ist während der Corona-Pandemie zu einem wichtigen Faktor geworden, um raum- und zeitunabhängig Versammlungen durchzuführen. Der Gesetzgeber hat durch das  "Gesetz zur Abmilderung der Pandemiefolgen" (BGBI.2020, Seiten 569 ff.)  die rechtlichen Rahmenbedingungen für u.a. Vereine geschaffen. Die Möglichkeiten der technischen Umsetzung einer digitalen Mitgliederversammlung erstrecken sich von der professionellen Erstellung von Live-Streams (ähnlich zu Fernsehproduktionen) bis hin zur Nutzung von bereits vorhandenen Video- Chat Systemen wie z.B.: Microsoft Teams oder Zoom.

Dennoch sollte bei den Planungen berücksichtigt werden, dass der Aspekt Mensch sowie intensive und persönliche Gespräche nicht ersetzbar und die Teilnehmenden immer von technischen Möglichkeiten abhängig sind. Geringere Interaktion sowie schnelle (durch den*die Organisator*in des digitalen Events nicht zwingend wahrnehmbare) Ablenkung der Teilnehmenden können hier die Folge sein.

Dieser Leitfaden ist auf Basis der Mitgliederversammlung des DOSB und der Frauenvollversamm- lung sowie der dsj-Vollversammlung in gemeinsamer Ausarbeitung durch den Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB), die Deutsche Sportjugend (dsj) sowie die Deutsche Sport Marketing (DSM) entstanden.

• Die Internet-Bandbreite
  • Je mehr Teilnehmende in einer Veranstaltung, desto höher ist die erforderliche Internet-Bandbreite.

Technische Expertise & Unterstützung

Auch wenn die Umsetzung und Koordinierung von Videokonferenzen inzwischen nahezu Alltag ist, ist es nicht mit einem professionell umgesetzten virtuellen Event zu vergleichen. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:

• Wie viel technischer Hilfe bedarf es? Muss auf technisches Equipment für bspw. einen professionellen Live-Stream zurückgegriffen werden?
• Reicht eine weitere Person aus (bspw. aus dem Umfeld der Kolleg*innen), welche den Live-Stream und den Chat betreut?
• Gibt es eine*n firmeninterne*n Technikbeauftragte*n, die*der hinzugezogen werden könnte?
• Gibt es eine „Service-Hotline“, an welche sich die Teilnehmenden bei technischen Problemen im Vorfeld/während der Veranstaltung wenden können (bspw. aus dem Kreis der Kolleg*innen)?

Wenn es sich um ein größeres Event über einen längeren Zeitraum oder um mehrere Programmpunkte mit komplexer Interaktion (wie dies bei der Durchführung von Personenwahlen der Fall sein kann), die abgedeckt werden müssen, handelt, empfiehlt es sich, mit entsprechenden Expert*innen zusammenzuarbeiten.

Aufzeichnungen (on-demand)

Hiermit ist die Übertragung eines bereits zuvor aufgezeichneten Videos („on-demand“) auf einer beliebigen Plattform (z.B. Youtube, Webseiten, etc.) gemeint. Es findet keine direkte Interaktion mit den Teilnehmenden statt, über Kommentarfunktionen ist eine indirekte Kommunikation jedoch möglich. Ehrungen oder Preisverleihungen eignen sich z.B. gut als Videoaufzeichnung, da keine direkte Interaktion erforderlich ist. Redebeiträge oder Glückwünsche können vorab aufgenommen und später in die Veranstaltung geschnitten werden. Durch verbale Ankündigungen kann das aufgezeichne- te Video den Teilnehmenden als Live-Ereignis in Gestalt eines Raumwechsels vermittelt werden, bspw. „Ich übergebe zu …“.

Das Versenden von Teilnehmerlisten kann - unter Berücksichtigung des Datenschutzes und einer vorherigen DSGVO-konformen Abfrage – einen positiven Effekt auf das Networking der Teilnehmenden untereinander haben.

Bereits beim Versand der Einladung an die Teilnehmenden sollten zwingend erforderliche Voraussetzungen für eine digitale Teilnahme benannt werden. Zudem ist es zu empfehlen, den Teilnehmenden im Vorfeld die Möglichkeit zu geben, die ihnen vorhandene Technik entsprechend zu prüfen, sodass am Tag der Veranstaltung die Anfragen an den technischen Support so gering wie möglich ausfallen.

Nachstehende Inhalte sollten beim Versand der Einladung zusätzlich kommuniziert werden:

• Hinweis auf die Nutzung der Software
  • Welcher Browser muss für die Teilnahme installiert sein?
  • Häufig fehlt hier die Aktualisierung, ein Update oder das Anpassen des Standardbrowsers
• Ggf. Anleitung zur Nutzung der Software
  • Wie installiere ich bspw. Microsoft Teams auf meinem PC?
• Zur Verfügungstellung von Zeiträumen und einem technischen Support, in denen die Technik (Software) von den Teilnehmenden getestet werden kann
  • 2-3 Tage vorher haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, mittels eines „Test-Accounts“ ihre Technik zu testen
• Kommunikation von Verhaltensregeln zu Beginn der Veranstaltung
  • Wie kann ich mich während der Veranstaltung zu Wort melden?
  • Wie werden Redebeiträge berücksichtigt?
• Angaben von technischen Hinweisen
  • ggf. regelmäßige Aktualisierung des Browsers bei einem Live-Stream
• Technische Informationen in einfacher Sprache verfassen, sodass diese auch für nicht IT-affine oder -erfahrene Mitglieder/Teilnehmende verständlich sind
• Bei der Durchführung von Wahlen/Abstimmungen empfiehlt es sich, auch im Vorfeld Test-wahlen/-abstimmungen zur Verfügung zu stellen, damit alle Teilnehmenden dies bereits testen können

Viele Mitgliederversammlungen möchten Abstimmungen und Wahlen auch in einer digitalen Mitgliederversammlung durchführen. Auch hier hat die Anzahl der Teilnehmenden Auswirkungen darauf, welches Format für die Durchführung von digitalen Wahlen und Abstimmungen das geeignete ist. Hier können verschiedene Lösungen gefunden werden, die zugleich die entsprechenden satzungsrelevanten Regelungen bezüglich einer offenen oder geheimen Wahl berücksichtigen.

Die Entscheidung für die digitale Durchführung von Wahlen und Abstimmungen muss stets die geplante Anzahl der Abstimmungen/Wahlen berücksichtigen. Bei der Durchführung einer professionellen Live-Abstimmung in einer digitalen Wahlkabine müssen häufig technische Dienstleister*innen hinzugezogen werden, was sich entsprechend auf die Kosten der Mitgliederversammlung auswirkt. Eine Durchführung im schriftlichen Umlaufverfahren (im Vorfeld der Veranstaltung) kann hier kostengünstiger umgesetzt werden.

Wichtig ist es, im Vorfeld der Veranstaltung ein klares Anforderungsprofil zu erstellen, welches alle wichtigen Aspekte des Events abdeckt. Dies kann auch als Grundlage dienen, um im Rahmen eines ersten Angebotes auf einen technischen Dienstleister zuzugehen. Unten aufgeführt finden Sie verschiedene Aspekte, die in einem Anforderungsprofil berücksichtigt werden sollten.

Dies ist eine exemplarische Auflistung für ein professionelles Livestream-Set-Up mit einem externen Dienstleistungsunternehmen. Es handelt sich um keine allgemeingültige Auflistung, individuelle Anforderungen des eigenen Verbands/Vereins und aktuelle politische Beschlussfassungen müssen stets berücksichtigt werden.

Setting und Bühnenbild

• Räumlichkeiten (Von wo soll die Übertragung stattfinden?)
  • Nutzung eines Studios oder
  • Nutzung eigener Räumlichkeiten
• Bühnenbild (Wie setzt sich das Podium zusammen? Wer ist vor Ort? Wie soll das Bild der Übertragung gestaltet sein?)
  • Podium (Personenanzahl), Anzahl Tische und Sprechstellen, Redner*innenpult
  • Kulisse, Pressewand
  • Sind weitere Räumlichkeiten notwendig bspw. zur Vorstellung von Kandidat*innen oder Rechnungsprüfer*innen?
• Welche Ansichten müssen dem Podium zur Verfügung gestellt werden?
  • Nutzung von Bildschirmen für das Podium (z.B. für eigene Vortragsnotizen, Power-Point, Live-Bild der Teilnehmenden)

Regie und Übertragung

• Zeiten der Live-Übertragung (Beginn und Ende)
• Einbettung des Live-Streams (z.B. auf der Vereins-/Verbandshomepage, im Intranet, auf passwortgeschützter Platt- form)
• Sicherstellung einer stabilen Internetverbindung
• Kameraeinstellungen 
  • Wie viele Kameraeinstellungen werden benötigt? Nur Aufnahmen in der Totalen oder auch auf einzelne Personen?
  • Wird ein Teleprompter benötigt?

• Ist das Einspielen von Grafiken, Präsentationen, Videos, Grußworten, Animationen geplant? Live oder als vorproduziertes Video?

Teilnahmemanagement/Anmeldung

• Wer wird an der Mitgliederversammlung teilnehmen?
  • Stimmberechtigte Mitglieder
  • Teilnehmende mit Rederecht
  • Teilnehmende ohne Rederecht
• Welche Daten werden von den Teilnehmenden benötigt?
  • Namen, Zugehörigkeit, E-Mail-Adressen
  • Gibt es unterschiedliche Stimmgewichtungen?
  • Sind alle Teilnehmenden stimmberechtigt? Wenn nein, müssen ggf. unterschiedliche Zugänge vergeben werden.
• Müssen Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigt werden?
  • Ggf. Einrichten eines separaten Streams für Menschen mit Hörschädigung und/oder Einbettung von Dolmetscher*innen in den Live-Stream
• Erstellung und Zusendung eines Briefings mit den wichtigsten technischen Informationen für die Teilnehmenden

Optional: Wahlen und Abstimmungen (bei Live-Wahlen)

• Ist ein passwortgeschützter Zugang notwendig?
• Ist eine Verfügbarkeit/Kompatibilität auf allen Endgeräten notwendig?
• Abstimmungen und Personenwahlen
  • Mit Ergebnisübersicht oder ohne Ergebnisübersicht
• Durchführung von moderierter Testfrage
• Bestimmung der Antwortmöglichkeiten
  • Ja, Nein und Enthaltung
  • Ich stimme zu, Ich stimme nicht zu, Ich enthalte mich
• Durchführung von Personenwahlen
  • Auswertung des Ergebnisses in Echtzeit darstellbar
  • Einblendung eines Ergebnischarts im Livestream
• Direkte Reaktionsmöglichkeit
  • Sofern die Satzung keine gegenteiligen Regelungen enthält, können Bewerber*innen spontan in der Sitzung vorgeschlagen werden
• Mehrheiten
  • Welche Mehrheiten gelten bei Abstimmungen?
  • Welche Mehrheiten gelten bei Wahlen?
• Verkündung der Ergebnisse
  • Sollen die Ergebnisse eingeblendet werden?
• Live-Support
  • Soll es während der Wahl einen Live-Support bei technischen Problemen geben?

Rechtssicherheit/Satzungsrelevante Aspekte (bei Live-Wahlen)

• Sicherstellung der Authentifizierung der Wahlberechtigten
• Geheime/öffentliche Wahlen
  • Müssen Wahlen laut Satzung geheim oder öffentlich durchgeführt werden?
• Gewährleistung der Meinungsäußerung während der Versammlung
  • Chatfunktion
  • Telefonhotline
  • Videozuschaltung (ist bei vielen Teilnehmenden nicht zu empfehlen)
• Unterschiedliche Stimmenanzahl
  • Können Wahlberechtigte mehrere Stimmen wahrnehmen?
  • Berücksichtigung unterschiedlicher Stimmenanzahl bei Programmierung
  • Bis wann kann bei Mehrfachstimmrechten die Verteilung unter den Delegierten des Mitglieds noch geändert werden?
• Wahlen
  • Bis wann können Kandidat*innen vorgeschlagen werden?
    • 1.    Im Vorfeld der Mitgliederversammlung
    • 2.    Müssen auch Spontan-Kandidaturen berücksichtigt werden?
• Abstimmungen
  • Bis wann müssen Abstimmungen eingegangen sein?
  • Sind Dringlichkeitsanträge zulässig? Wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Anzahl der Abstimmungen/Wahlen

• Mit wie vielen Abstimmungen ist zu rechnen?
  • Können auch spontan Anträge zur Abstimmung gestellt werden?
  • Berücksichtigung von spontanen Abstimmungen im Abstimmungstool → Vorprogrammierung von „Blanko-Abstimmungen“
• Mit wie vielen Wahlen ist zu rechnen?
  • Wie viele Wahlgänge kann es geben?
  • Kann es zu Stichwahlen kommen?
  • Müssen spontane Wahlen/Aufstellungen weiterer Kandidat*innen berücksichtigt werden?

Corona-Pandemie (basierend auf den Auflagen zum Zeitpunkt des Verfassens)

• Erstellung eines Hygienekonzeptes für die Räumlichkeiten
  • Definition/Berücksichtigung der maximalen Anzahl von Teilnehmenden vor Ort
• Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes
• Regelmäßige Desinfektion von Tischen, Türklinken, etc.
• Einplanung von notwendigen Abständen (derzeit mind. 1,5 Meter)

Sonstiges

• Sind Visagist*innen vor Ort notwendig? Insbesondere bei professionell und hochwertig produzierten Live-Stream Formaten mitzudenken
• Versicherung des notwendigen Equipments
• Datenverarbeitungsvertrag

Bei Fragen können Sie sich gerne telefonisch oder per E-Mail an die Servicestelle für Veranstaltungen der Deutschen Sport Marketing wenden.

Tel.Nr.: 069 695801-73
E-Mail: veranstaltungen@dsm-olympia.de