Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bilden die Grundlage der Buchführung für Vereine. Zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zählen der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit sowie der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit. Die Buchführung muss übersichtlich und klar verständlich sein, damit auch Dritte sie nachvollziehen können

Die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben ergibt sich allein schon aus der Pflicht zur internen Rechnungslegung des Vorstandes gegenüber seinen Mitgliedern.

Die Buchführung ist das zahlenmäßige Spiegelbild des gesamten Vereinsgeschehens und erfüllt damit wichtige Aufgaben, nicht nur für den Vorstand und die Vereinsmitglieder, sondern auch für den Gesetzgeber im Interesse einer richtigen Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen. Die steuerlichen Bestimmungen über eine ordnungsgemäße Buchführung enthält die Abgabenordnung. Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Weitere Vorschriften finden sich in einzelnen Steuergesetzen wie z.B. dem Einkommen- bzw. Umsatzsteuergesetz oder dem Körperschaft- und Umsatzsteuergesetz.

Vereine müssen Aufzeichnungspflichten beachten, auch nicht bilanzierungspflichtige Vereine.

Die wichtigsten Aufzeichnungspflichten

Nach der Abgabenordnung (AO):
Verein, die gewerblich tätig sind, sind gemäß § 143 Abs. 1 AO zu einer gesonderten Aufzeichnung des Wareneingangs verpflichtet. Gewerbliche Vereine sind solche, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb im Sinne des § 15 Abs. 2 und 4 EStG und § 2 Abs. 2 und 3 GewStG beziehen. Die Pflicht, Aufzeichnungen über den Wareneingang zu führen, besteht unabhängig von einer Buchführungspflicht.

Aufzuzeichnen sind alle Waren einschließlich der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum innerbetrieblichen oder privaten Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich für eigene oder fremde Rechnung erwirbt.

Bei buchführungspflichtigen Gewerbetreibenden genügt es, wenn sich die geforderten Angaben aus der Buchführung ergeben. Die Führung zum Beispiel eines gesonderten Wareneingangsbuches ist dann nicht erforderlich.

Buchführungspflichtige Unternehmer können die Aufzeichnungen auch im Rahmen der Buchführungspflicht erfüllen. Ein besonderes Warenausgangsbuch muss dann nicht geführt werden. Die Aufzeichnungspflicht kann auch in der Weise erfüllt werden, dass die Belege in einer geordneten Form abgelegt werden.

Gemeinnützigkeit:

• Aufzeichnungen sämtlicher Einnahmen und Ausgaben zum Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Steuerbegünstigung entspricht (§ 63 (3) AO).

Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind gesondert aufzuzeichnen:

• Wareneingang (§ 143 AO).
• Warenausgang (§ 144 AO).

Zuwendungsrecht:

• Förderung besonders zuwendungsbegünstigter Zwecke (§§ 52 bis 54 AO)
• Nachweis, dass die Vereinnahmung der Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden (§ 50 (4) EStDV).

Lohnsteuer:   

• Führung von Lohnkonten, sobald der Verein Arbeitnehmer beschäftigt (§ 41 EStG)
• Anforderungen für die Abzugsfähigkeit von Kosten im Sinne des Einkommensteuergesetzes

Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind auf gesonderten Konten aufzuzeichnen:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (§ 4 Abs. 7 EStG)
• Geringwertige Wirtschaftsgüter mehr als 250 Euro bis 800 Euro und mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG)
• Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (§ 4 Abs.  3 S 5 EStG)
• nichtabzugsfähige Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 7 EStG)
• Bewirtungskosten (§ 4 EStG i.V.m. R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR)
• Reisekosten
• Erstattung von Aufwendungsersatz

Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG):

Umsatzsteuer:

• Aufzeichnung der Entgelte und der unentgeltlichen Wertabgabe bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen (§ 22 UStG), sowie für die Voraussetzungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Für den Verein als Arbeitgeber gelten noch folgenden gesetzliche Vorschriften:

Sozialversicherungsrecht: 

• Tritt der Verein als Arbeitgeber auf, ist er gemäß § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV i. V. m. § 8 BVV zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können.

Einkommensteuergesetz: 

• Führung von Lohnkonten § 41 EStG in Verbindung mit § 4 LStDV

§§ 140-148 AO, § 27 Abs. 3 in Verbindung mit den §§ 666 u. 259 Abs. 1 BGB, § 242 HGB,