In der Konzeptionsphase werden die Veranstaltungseckdaten festgelegt. Besonders wichtig für den Erfolg einer Veranstaltung ist die Wahl des richtigen Temins. Widmen Sie daher der Terminfindung große Aufmerksamkeit.

Bei der Auswahl des Veranstaltungstermins sollten Sie unbedingt beachten:

• Schul-/Semesterferien vermeiden (Ferienzeiten sind selten eine gute Wahl weil potenzielle Besucher*innen, Teilnehmer*innen im Urlaub sind)!
• Konkurrenzveranstaltungen aus dem Weg gehen!
  • in ihrer Sportart (werfen Sie daher einen Blick in den Wettkampfkalender/Rahmenterminplan Ihres Sportfachverbandes!)   
  • in Ihrer Region von anderen Sportvereinen
  • außersportliche in Ihrer Region (z.B. Konzert, Stadtfest, Kirmes, verkaufsoffener Sonntag)
  • von überregionaler Bedeutung (z.B. Olympische Spiele, Fußball-Weltmeisterschaft; es sei denn, Sie
  •  organisieren ein Public Viewing für Ihre Vereinsmitglieder und deren Freunde, Verwandte)
  • Wahlen (Bundestagwahlen, Landtagswahlen, Kommunalwahlen, Europawahlen)
• Gesetz zum Schutz der Sonn- und Feiertage  (an einigen Feiertagen sind Veranstaltungen gar nicht oder nur mit Einschränkungen erlaubt) 
• Klären, ob es Ehrengästen, wichtigen Teilnehmer*innen überhaupt möglich ist, an dem von Ihnen geplanten Veranstaltungstermin teilzunehmen!
• Die Uhrzeit der Veranstaltung an der Hauptzielgruppe ausrichten!
• Eine Veranstaltung gleichen Inhalts in Ihrer Region nicht innerhalb kürzester Zeit kopieren!

Praxistipps!

Je früher man einen Termin festlegt, umso mehr Zeit hat man für die Umsetzung der Veranstaltung. Für einige behördliche Anträge und Genehmigungen ist eine gewisse Vorlaufzeit zu berücksichtigen!  

Tragen Sie dafür Sorge, dass der Veranstaltungstermin frühzeitig in die Veranstaltungskalender des zuständigen Sportfachverbandes, der Kommune etc. aufgenommen wird!

Am 5. Dezember ist der Internationale Tag des Ehrenamtes und damit der perfekte Termin, um ein Dankeschönfest für die ehrenamtlich Engagierten in Ihrem Verein durchzuführen!