Menschen, Sachgegenstände und die Umwelt sollten bei einer Vereinsveranstaltung nicht zu Schaden kommen. Als Veranstalter hat man eine Aufsichts- und Fürsorgepflicht und haftet unter Umständen bei Unfällen und Sachschäden. Hundertprozentige Sicherheit gibt es natürlich nicht! Doch was kann man als Veranstalter tun, damit nichts Schaden nimmt bzw. niemand zu Schaden kommt?

Ermitteln Sie, welche Sicherheitsmaßnahmen von Ihnen zu berücksichtigen sind bzw. ob Sie ggf. sogar ein Sicherheitskonzept für Ihre Veranstaltung erarbeiten müssen. Kontaktieren Sie frühzeitig dass für Sie zuständige Ordnungsamt! Informieren Sie das Ordnungsamt über die von Ihnen geplante Veranstaltung! Das Ordnungsamt wird Ihnen bei Bedarf einen Erhebungsbogen zukommen lassen, der als Grundlage zur Prüfung der ggf. erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen durch die Behörde dient.

Im Erhebungsbogen zur Prüfung erforderlicher Sicherheitsmaßnahmen bei öffentlichen Maßnahmen werden abgefragt:

• Bezeichnung der Veranstaltung
• Zeitraum der Durchführung (Datum und Uhrzeit)
• Zeitraum der Aufbau- und Abbauarbeiten
• Veranstaltungsort
• Veranstaltername (des Vereins) und der/des Projektverantwortlichen mit Kontaktdaten
• Art der Veranstaltung (Sportveranstaltung, Vereinsfeier, Musikveranstaltung etc.)
• Erwartete Gesamtbesucher*innen und Teilnehmer*innenzahl
• Maximale Besucherzahl, die sich gleichzeitig auf dem Veranstaltungsgelände befindet
• Besucher*innenzahlen aus den Vorjahren
• Info, ob es eine Besucher*innenbegrenzung gibt (mit Angabe der Art des Kontrollsystems; z.B. durch Verkauf von Eintrittskarten) oder freien Zugang
• Reichweite der Veranstaltung (lokal, regional, national, international)
• Art des Veranstaltungsortes (öffentlich, privat, innerhalb eines Gebäudes)
• Größe des Veranstaltungsortes
• Anzahl der Plätze (Stehplätze und/oder Sitzplätze)
• Einfriedung der Veranstaltungsfläche (Mauer, Zaun, Gitter etc.)
• Müssen öffentliche Straßen gesperrt werden?
• Kommen Bühnen zum Einsatz? Wenn ja welche Größe (Grundfläche? Höhe der Bühne und des Fußbodens?)
• Kommen Tribünen zum Einsatz? (Anzahl? Fassungsvermögen?)
• Anzahl der Parkplätze?
• Anzahl der Toiletten? (Damen? Herren? Barrierefrei?)
• Ausstattung der Veranstaltung? (Verstärkeranlagen? Infostände? Verkaufsstände von Speisen und Getränken? Verwendung von Flüssiggas? Videoüberwachung/Kamerasystem? etc.)
• Sicherheitsmaßnahmen? (Ordnungsdienst? Sanitätsdienst? Brandsicherheitswachdienst? Notausgänge/Fluchtwege? Feuerlöscher/stationäre Löschanlage?)
• Ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung vorhanden? 
• Liste mit Zuständigkeiten/Ansprechpartner*innen und Kontaktdaten
• Bestuhlungsplan
• Lageplan des Veranstaltungsortes/-geländes
• Grundrisse
• Aufplanungen von Verkaufs-/Infoständen  

Das Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen hat eine Broschüre zur Sicherheit von Großveranstaltungen im Freien  (Orientierungsrahmen für die kommunale Planung, Genehmigung, Durchführung und Nachbereitung) veröffentlicht. Dort finden Sie auf den Seiten 58 – 63 einen Erhebungsbogen vom Ordnungsamt der Stadt Münster zur Prüfung erforderlicher Sicherheitsmaßnahmen. 

Liegt Ihnen grünes Licht vor (Ihr Sicherheitskonzept wurde genehmigt), dann müssen Sie für eine ordnungsgemäße Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen sorgen.

Zur Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen gehören:

• Zuständige Stellen (Ordnungsamt, Bauamt etc.) frühzeitig informieren und Genehmigungen einholen!
• Pläne vom Veranstaltungsort besorgen!
• Ordnungssysteme/Einlässe/Zugangskontrollen organisieren!
• Zuschauer*innenregulierung sicherstellen!
• Leitsysteme ausschildern, Notausgänge prüfen!
• Ausreichend Aufsichtspersonal planen und einsetzen! (z.B. für Wettkampfstätten, Sonderräume und Foyer, an Notausgängen)
• Ggf. für Personenschutz sorgen! (für Personen mit Sicherheitsstufe: z.B. Bundeskanzler*in)
• Notfallplan erarbeiten! (Mögliche Notfälle/Gefahrensituationen  vorab „durchspielen“! Prüfen, ob alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen getroffen wurden! Mögliche Gefahrensituationen sind z.B.: Extremwetterlagen, wie Sturm, Hagel oder Glatteis, Zuschauerverhalten: Überklettern von Absperrungen, Gedränge oder Werfen von Gegenständen, Brandgefährdungen, technische Gefährdungen, wie Unfälle, Stromausfall oder Einstürzen von Anlagen)    
• Notausgänge prüfen! Notausgänge müssen ausreichend vorhanden, gut beschildert, auch aus großer Entfernung erkennbar und vor allem nicht zugestellt sein.
• Alarmsysteme, Feuerlöscher, Sprinkleranlagen prüfen!
• In Hallen nur schwer entflammbare Materialien einsetzen!
• Sicherheitsbeauftragte*n bestimmen!
• Einrichtung einer zentralen Leitstelle/ Notfall-Meldestelle (diese ist dauerhaft zu besetzen!)
• Kommunikationssysteme festlegen (Mobiltelefon, Funk, Mail, Festnetz etc.)! Die wesentlichen Personen sollten über zwei unabhängige Kommunikationswege erreichbar sein! Eine Erreichbarkeit über Mobiltelefone allein ist nicht ausreichend!
• Telefonlisten mit wichtigen Ansprechpartnern erstellen!
• Polizei und Feuerwehr als Behörden der Gefahrenabwehr über die Veranstaltung informieren, wenn diese vor Ort sein müssen (die Anwesenheit von Polizei und Feuerwehr  ist abhängig vom Sicherheitskoeffizienten einer Veranstaltung).
• Anwesenheit von Sanitätern /Ersthelfern vor Ort sicherstellen! Einen Raum für die medizinische Erstversorgung bereithalten! Bei größeren Veranstaltungen sollten Rettungsfahrzeuge vor Ort sein! Die genauen Vorgaben vorab klären! Die Anzahl der Sanitäter richtet sich z.B. nach der Besucher*innen-/Teilnehmer*innenzahl, der Sportart, dem Wetterrisiko, der Anwesenheit von gewaltbereiten Zuschauer*innen und Personen mit Sicherheitsstufe.
• Ausreichend Rettungskräfte vor Ort bei potenziellen, unvermeidbaren Gefahrenquellen (z.B. Rettungsschwimmer*innen  bei Schwimmveranstaltungen).
• Anwohner*innen frühzeitig über mögliche Einschränkungen (Lärm, eingeschränkte Parkmöglichkeiten, Sperrungen von Straßen etc.) informieren!   
• Anzahl der erwarteten Fahrzeuge von Teilnehmer*innen (z.B. Mannschaftsbusse) ermitteln! 
• Kennzeichnung von Parkplätzen und Parkverboten sicherstellen, Parkerlaubnisse erwerben!
• Verkehrslenkende Maßnahmen, An- und Wegfahrten, Absperrungen umsetzen, Ansprachen mit Eigentümern der Parkflächen!
• Brandschutzfragen abklären!
• Zufahrtswege für Rettungsfahrzeuge und öffentliche Verkehrsmittel sicherstellen! Keine Fahrzeuge vor Hydranten platzieren!
• Abschleppen organisieren, wenn Rettungswege durch parkende Autos versperrt werden! 
• Sicherstellen, dass man als Veranstalter die Veranstaltung ausreichend versichert hat! (Veranstalterhaftpflichtversicherung als Muss!)

Tipps, wie man die Umwelt bei einer Vereinsveranstaltung schützt, finden Sie in zwei VIBSS-Artikeln:

• Nachhaltigkeitskonzept erarbeiten 
• Umweltschutz, Hygiene und Gesundheit