• die mit dem Eintritt beginnende Stammdatenpflege
• das Erstellen der Mitgliederausweise
• die Pflege des Anschriftenwesens
• die Beitragsbuchhaltung
• das Mahnwesen
• das Führen der Mitgliederlisten
• das Erstellen von Mitglieder-Statistiken

Die Mitgliederkartei (Stammdatei)
sollte folgendes enthalten:

• Name, Vorname, Geburtsdatum
• Anschrift, Telefon-, Telefaxanschluss
• Beruf
• Eintrittsdatum
• Abteilung
• Art der Mitgliedschaft (aktiv/Förderer)
• Art der Beitragszahlung
• Funktionen im Verein (Vorstand u. a.)
• Ehrungen/Vereinsstrafen
• usw.

Das Beitragswesen
Der Beitragseinzug erfolgt heute weitestgehend bargeldlos durch

• Überweisung
• Dauerauftrag oder
• Lastschriftverfahren

Letzteres stellt die optimale Lösung des Beitragseinzuges dar, da hier zu festen Terminen vom Verein selber der Beitrag vom Konto des Mitglieds abgebucht wird.
Voraussetzung dafür ist allerdings eine entsprechende Ermächtigungserklärung des Mitglieds.
Der Beitragseinzug muss durch ein zeitnahes Kontroll- und Mahnwesen unterstützt werden.

In den erwähnten Bereichen kann die Arbeit durch zeitgemäße Software erleichtert werden. Der DFB bietet hierfür eine Vereinsverwaltungssoftware (DFBnet Verein) und eine Buchhaltungssoftware (DFBnet Finanz) an.

Datenschutz
Der Datenschutz setzt sich aus den Elementen:

• Datenschutz im eigentlichen Sinne
• Datensicherung und
• Datensicherheit

zusammen.
Die gesetzliche Grundlage des Datenschutzes ergibt sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und den jeweiligen Ländergesetzen.
Alle Vereine, die ihre Daten über eigene EDV-Anlagen verwalten, sind an diese Bestimmungen gebunden. Die größte Bedeutung hat der Datenschutz bei der Verwaltung der Mitgliederdaten, da es sich um "personenbezogene Daten" handelt, die vom Gesetz besonders geschützt werden.

Datenschutz im eigentlichen Sinn bezeichnet den Bereich des "Was" zu schützen ist. Hierunter fallen auch Datenbestände über Vereinsmitglieder und/oder Mitarbeiter. Dieses gesamte Informationspaket ist gegenüber unberechtigten Personen nicht zugänglich. (Weitere Informationen zum Thema Datenschutz im Verein finden Sie hier.)

Datensicherung erläutert, "Wie" die o.g. Datenbestände zu schützen sind. Dabei handelt es sich jedoch nicht um ein rechtliches Problem, sondern allein um eine technische Verfahrensfrage, wie das gesamte Material gegen Verlust etc. zu schützen ist.

Datensicherheit ist der zusammengefasste Oberbegriff der beiden vor genannten Begriffe. Das bedeutet in der Praxis, dass von einem vollkommenen Datenschutz erst gesprochen werden kann, wenn die Datenbestände sowohl gegen unberechtigten Zugriff als auch gegen Verlust, Beschädigung o.ä. geschützt sind.