Bei einer Aufwandsspende verzichtet der Spender auf die Auszahlung von Aufwand, den er im Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Verein hat. Da die Mittel beim Verein verbleiben, schont dies die Vereinskasse. Allerdings sieht die Finanzverwaltung die Gefahr des Missbrauchs, wenn der Verein beispielsweise nicht über ausreichende Mittel verfügt, um den Aufwand zu erstatten. Der Spender kann in einem solchen Fall streng genommen gar nicht auf den Aufwand verzichten, da er keinen werthaltigen Anspruch hat.

Beispiel:

Der FC Musterstadt setzt 20 Übungsleiterinnen und Übungsleiter im Trainingsbetrieb ein. Wie abgesprochen sollen alle Übungsleiterinnen und Übungsleiter eine Vergütung bis 3.000 Euro im Jahr und am Ende des Jahres eine Zuwendungsbestätigung über diesen Betrag erhalten. Der Verein ist wirtschaftlich nicht in der Lage, allen Übungsleitern die Vergütung von insgesamt 48.000 Euro zu zahlen.

Lösung: Der Verein darf keine Zuwendungsbestätigungen ausstellen, da die Ansprüche nicht ernsthaft bestehen. Würden alle Übungsleiter die ihnen zustehende Vergütung einfordern, wäre möglicherweise die Existenz des Vereins gefährdet. Verzichten nahezu alle Berechtigten auf ihre Ansprüche, bestehen erhebliche Zweifel an der Ernsthaftigkeit des Anspruchs.

Damit Aufwandsspenden steuerlich anerkannt werden, hat die Finanzverwaltung die Voraussetzungen hierfür konkretisiert. In einem Schreiben des Bundefinanzministeriums wird klargestellt, dass auch Aufwendungsersatzansprüche Gegenstand einer Aufwandsspende sein können. Zwar könne erfahrungsgemäß vermutet werden, dass Mitglieder eines Vereins in der Regel ehrenamtlich tätig werden. Diese Vermutung könne aber durch Vorlage einer schriftlichen Vereinbarung widerlegt werden.

TIPP: Es sollte mit allen Personen, die für den Verein tätig werden und die z.B. eine Vergütung im Rahmen des Übungsleiterfreibetrages oder des Ehrenamtsfreibetrages erhalten, vor der Tätigkeit eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden.

Nach dem Gesetz können Aufwendungen nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie durch Vertrag oder Satzung eingeräumt wurden. Die jeweilige Anspruchsgrundlage muss in jeden Fall vor Beginn der Tätigkeit vorliegen. Eine Rückwirkung ist nicht zulässig.

Die Finanzverwaltung stellt klar, dass ein Vorstandsbeschluss nur dann ausreichend ist, wenn die Satzung den Vorstand hierzu ausdrücklich ermächtigt.

Eine Satzungsformulierung könnte wie folgt lauten:

„Der geschäftsführende Vorstand kann beschließen, dass Personen, die für den Verein tätig werden, Auslagenersatz oder pauschalen Aufwendungsersatz erhalten.“

Ergeben sich solche Ansprüche aus einer Ordnung, ist diese nur dann eine ausreichende Grundlage, wenn sie auf eine entsprechende Satzungsermächtigung zurück zu führen ist.

Als Indiz dafür, dass der Anspruch auch ernsthaft eingeräumt wurde, wird die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs bewertet. Hierzu macht die Finanzverwaltung nun ganz klare Vorgaben. Der Verzicht ist nur dann noch zeitnah, wenn sie bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei regelmäßiger Tätigkeit alle drei Monate erklärt wird.

Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit war auch bislang Voraussetzung für die Anerkennung einer Aufwandsspende (siehe Beispiel oben). Die Finanzverwaltung stellt klar, dass hiervon auszugehen ist, wenn der Verein in dem Zeitpunkt, in dem er der den Anspruch einräumt, über die notwendigen Mittel verfügt. Die Mittel können aus allen steuerlichen Tätigkeitsbereichen stammen. Auch Vermögen kann berücksichtigt werden, wenn es hierzu herangezogen werden kann. Dies dürfte für Rücklagen auf einem Sparkonto gelten, nicht aber für die vereinseigene Sportanlage.

In dem BMF-Schreiben wird nochmals betont, dass die Zuwendungsbestätigung nur dann erteilt werden darf, wenn der Aufwand im Zusammenhang mit der Erfüllung satzungsmäßiger Zwecke angefallen ist (Ideeller Bereich und Zweckbetrieb). Ferner muss der Verein die Höhe des Ersatzanspruchs durch geeignete Unterlagen belegen können.