Mit der Spende kann der Spender dessen Steuerlast senken. Die Finanzverwaltung erkennt die Spende allerdings nur an, wenn der Spender eine ordnungsgemäße Zuwendungsbestätigung vorlegen kann. Diese Bescheinigung ist vom Empfänger nach den strengen Vorgaben der Steuerbehörden auszustellen. Das Bundesfinanzministerium hat hierzu Muster entwickelt, von denen die Vereine nicht abweichen sollten und die in die Formularsammlung des Ministeriums eingestellt sind.

Muster für die Bestätigung einer Geldspende und Muster für eine Sachzuwendung sind abrufbar im Formularkatalog des Bundesministeriums für Finanzen unter:

https://www.formulare-bfinv.de/ffw/content.do

Das Ministerium gibt in regelmäßigen Abständen in sogenannten BMF-Schreiben ausführliche Hinweise zum Umgang mit den Mustern. Das jüngste Schreiben stammt vom 07.11.2013. Hierin weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass es sich um verbindliche Muster handelt und Wortwahl und Reihenfolge unbedingt einzuhalten und Umformulierungen unzulässig sind. Danksagungen oder Werbung dürfen allenfalls auf der Rückseite der Bestätigung angebracht werden. Allerdings ist die Verwendung von Briefpapier oder Emblem des Vereins zulässig.

Die Hinweise auf die haftungsrechtlichen Folgen bei Ausstellung einer unrichtigen Bescheinigung sind ebenso zwingend zu übernehmen wie die im Muster enthaltene Formulierung zum Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen und der entsprechenden Ankreuzmöglichkeit. Vereine, bei denen die Mitgliedsbeiträge steuerlich nicht abziehbar sind, insbesondere den Sportvereinen, müssen zusätzlich bestätigen, dass es sich bei der Geldzuwendung nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt.
Grundsätzlich muss jede Zuwendungsbestätigung handschriftlich unterschrieben sein. Regelmäßig hat der geschäftsführende Vorstand entsprechend der in der Satzung festgeschriebenen Vertretungsregelung zu unterzeichnen. Allerdings ist es auch möglich, dass der Vorstand das Ausstellen der Bescheinigung an eine ausgesuchte Person mittels Vollmacht delegiert.