Die Buchführung besteht im Kern aus verschiedenen Büchern (Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher)

Nach Eröffnung der Konten kann beim Vorliegen der ersten Geschäftsvorfälle mit den Buchungen im neuen Geschäftsjahr begonnen werden. Meist werden die Belege vorkontiert und die Buchungen in Listen zusammengefasst. Die chronologische Darstellung, Beleg-Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, wie auch Erläuterung oder mit laufender Kontierung (Sollkonto, Habenkonto) angeordnete Auflistung von Buchungssätzen nennt man Journal, gleichsetzend mit Tagesbericht oder auch Primanota.

Wird auf Konten gebucht nennt man diese Art von Buchungen auch Buchungen im Hauptbuch. Hier ist eine sachliche Ordnung angesagt.

Journal:

Hier werden Geschäftsvorfälle chronologisch und zeitlich geordnet aufgezeichnet

• Eröffnungsbuchung (Bank, Kasse, Anlagevermögen etc.)
• Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle (Einnahmen, Ausgaben)
• Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rücklagen)

Hauptbuch:

Jede Buchung im Journal muss auch auf ein entsprechendes Sachkonto, z.Bsp. Mitgliedsbeiträge, im Hauptbuch erfasst werden (sachliche Zuordnung).

Siehe hierzu den Kontenplan SKR 49

Buchführung mit der EDV:

Vereine, die überwiegend bereits mit einem Buchführungsprogramm buchen, merken den Übergang der Buchung ihres Geschäftsvorfalles vom Journal zum Hauptbuch nicht, weil die EDV-Buchführungsprogramme die Geschäftsvorfälle automatisch übernehmen und das Gefühl vermitteln, man würde nur noch im Journal buchen.

Nebenbücher:

Nebenbücher erläutern die Hauptbuchkonten. Hierzu zählen beispielsweise:

• das Lagerbuch (Zu- und Abgänge des Vereinsheimes)
• das Lohn- und Gehaltsbuch
• das Anlagenbuch des Anlagevermögens
• das Bankbuch und das Kassenbuch
• das Rechnungsausgangsbuch

Da es immer noch Kassierer/innen gibt, die ihre Geschäftsvorfälle mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (Bsp. Excel) buchen, ist zum Aufbau des Journals ein einfaches Muster und zur weiteren Anpassung ein auf die Vereinsbedürfnisse anzupassendes Muster (Journal mit einer Mittelverwendungsübersicht (EÜR)) hinterlegt.