Vereine nutzen nicht nur für die Verwaltung ihrer Mitglieder vermehrt EDV-Programme, sondern zunehmend auch für die Buchführung.

Verschieden Softwareentwickler, auch Verbände, haben zur Bewältigung der Buchhaltung in Vereinen spezielle Programme von Ein-Platz-Systemen bis hin zur Online-Lösung entwickelt. Meist steht in diesen Programmen ein speziell autorisierter DATEV- Kontenrahmen für Vereine, Stiftungen und gemeinnützigen GmbH´s (SKR 49) zur Verfügung, aus denen der Vereinsmitarbeiter schnell seinen eigenen Kontenrahmen zusammenstellen kann.

Der SKR49 sorgt im Übrigen dafür, dass einer Buchung der korrekte steuerliche Bereich zugeordnet wird. Eine Hilfe, die nicht zu unterschätzen ist.

Hinweis zum SKR 49:

Von der DATEV wird der SKR49 voraussichtlich am 01.01.2025 durch den neuen Kontenrahmen für Vereine - den SKR42 - abgelöst. Von der Umstellung sind insbesondere die Vereine betroffen, deren Steuererklärung von einem Steuerberater erstellt wird.

Je nach Größe und Struktur des Vereines macht es Sinn, sich nach einer geeigneten Software für die Unterstützung der Buchführungsarbeit anzusehen. Oft geben Optik, Bedienung, Kosten und der Standort der Buchführungstätigkeiten den Ausschlag einer Anschaffung. Nicht zu vergessen sind Schulungsmaßnahmen und ein kostengünstiger Support.

Bei der Auswahl der Software sollte man sich daher Zeit lassen und genau prüfen, was der Verein mit dem Einsatz einer Software erreichen will.

Folgende Aspekte können hierbei hilfreich sein:

• Die Bedienbarkeit soll auch für Nicht-Buchhaltungs-Profis weitgehend selbsterklärend sein
• systematische Abbildung aller steuerlichen Tätigkeitsbereiche eines Vereins
• alternative Eingabemasken für extraschnelles Buchen von Bank und Kasse
• automatische Auswertungen zur steuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Tätigkeitsbereichen
• automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung
• umfangreiche Plausibilitäten zur sicheren Belegerfassung
• Möglichkeiten für das Buchen nach Kostenstellen (Abteilung und/oder Veranstaltungen)
• …

Vereine nutzen zum Teil noch traditionelle Buchhaltungsprogramme offline. Nicht schleichend, sondern immer stärker bekommt die Offline-Buchhaltung starke Konkurrenz in Form von Online-Buchhaltungsprogrammen. Dies stellt den Vereinsvertreter vor die Frage, welche Variante zu bevorzugen ist. Auch hier ist Ruhe angesagt, um das ideale Buchhaltungsprogramm auszuwählen, dass den Bedürfnissen des eigenen Vereins gerecht wird.

Einige Vor- und Nachteile der internetfähigen Buchführung

Vorteile:

• Keine Installation erforderlich
• Immer aktuelle Versionen
• Beachtung der Rechtsvorschriften
• Keine Datensicherung, automatische Backups
• Unbegrenzte Mandantenmöglichkeit
• Verteilung von Rechten an Entscheidungsträger im Verein (Lese, Buchung, Änderung)
• Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten von Orten, die über einen Internetanschluss verfügen durch Eingabe der Zugangsdaten
• Gleichzeitiger Zugang von Berechtigten
• Keine Neuinstallationen von Programmen bei Neuwahlen im Verein
• Integriertes SEPA-Lastschriftverfahren
• Exportieren/Importieren von Daten
• Reduzierung von Raum-, Personal- und Lagerkosten
• Externe Problemlösungen
• Kostenloser Support (DFBnetFinanz) mit Einsichtnahme in das Programm auf Wunsch des Anwenders
• Zugangsmöglichkeit für Steuerberater können geregelt werden
• …

Nachteile:

• Installation
• Browserabhängige begrenzte Seiteneinstellungen
• Langsame Datenleitung
• Daten bleiben im Verein
• Datenverlust am defekten PC
• Zusätzliche Maßnahmen der Datensicherung
• Internetanbindung für das Buchen erforderlich
• Support umständlich
• Daten zum Steuerberater oft nur mit Datenträger möglich
• Keine gemeinsame Programmnutzung
• Kostenintensive Updates
• …

Hinweis:

Vereine, die möglicherweise über ein umfangreiches Anlagevermögen verfügen, sollten daran denken, dass die Software auch über eine Anlagenverwaltung verfügt. Immer mehr fordern die Finanzbehörden Anlagenverzeichnisse und das Abschreiben von angeschafften Anlagevermögen (Vereinsheim, Sporthallen, Pflegemaschinen, Sportgeräte etc.).

Buchführungsrichtlinien - Gabler Wirtschaftslexikon