Planung und Durchführung

Veranstaltungsorganisation: Von der Ausstattung bis zum Zeitplan

Für die Sportveranstalter ist der Bereich Sport mit den wenigsten Problemen beheimatet, da man bereits vielfach kleinere Veranstaltungen durchgeführt hat. Die Planung und Organisation eines Heimspiels, ein Ligabetrieb oder der Tag der offenen Tür, wurden von den Verantwortlichen mit Erfolg abgewickelt. Die Bewerbung für das Event wurde vom Fachverband bestätigt und ein Organisationskomitee wurde konstituiert. Der OK-Leiter hat uns gebeten, Stichpunkte für die Planung aus unserem Ressort zusammenzustellen.

Nachfolgend haben wir Stichpunkte und Anmerkungen für ein Großevent zusammengestellt. Wählen Sie die Punkte aus, die für Ihre Veranstaltung notwendig und hilfreich sind.

Finanzplanung
Für das gesamte Ressort alle Unterbereiche

Personalbedarfsplanung erstellen
Bestimmen der Anzahl von Personen für die Turnier- oder Wettkampfleitung
Bestimmen der Anzahl Helfer für Auf- und Abbau
Bestimmen der Anzahl Schiedsrichter, bzw. Wettkampfleiter
Teilnehmer Siegerehrung
Personen Ergebnisdienst
Personalbedarf Verlosung und Ausgabe von Gewinnen

Einladung für Teilnehmer planen
Termin für Einladung planen
Zeitaufwand planen
Kosten für Druck und Aussendung planen
Nachfassaktion planen
Antwortliste (Name, Verband, Nation, Anreise/Abreise, Transfer-, Unterkunfts- und Verpflegungswünsche) planen

Spiel-/Wettkampf-/Turnier-/Ablaufplanung erstellen
Zeitplan erstellen

Akkreditierungsabwicklung (Teilnehmer, Trainer, Begleitpersonal, Funktionäre) planen
(Ausweis mit Lichtbild erstellen, Namensschilder, Startnummern ausgeben, Datenblatt ausfüllen)

Raumplanung für Veranstaltung und Sideevents
Veranstaltungsort/e (Hallen, Stadien, Regattastrecken, Wildwasserkanal, Schanzen, Bobbahn, Abfahrts-/Slalomstrecke) benennen und anmieten
Leitstelle, Technikräume, Umkleideräume mit Nasszellen und Sanitärbereiche, Ruhe- und Aufenthaltsräume, Aufwärmräume/zonen, Ergebnisdienst, Sicherheitszonen, bestimmen
Garderoben
Foyergestaltung

Siegerehrung planen (Ablauf, Equipment, Personal)
(Hymnen oder Fanfaren, Fahnen, Pokale, Medaillen, Urkunden, Präsente, Samtkissen, Blumen, Grünpflanzen, Siegerehrungspodest, Rednerpult)
Aufbau/Abbau
Einmarsch-/Ausmarsch

Technisches Equipment
Sportgeräte, Aufwärmmaterial
Bewertungsmaterial (Stoppuhren, Maßband, Pfeifen, Straf- und Ergebniskarten)
Siegerehrungsmaterial (Hymnen oder Fanfaren, Fahnen, Pokale, Medaillen, Urkunden, Präsente, Samtkissen, Blumen, Grünpflanzen, Siegerehrungspodest, Rednerpult)
Startnummern

Formularwesen (Verzeichnisse, Quittungen, Formulare, Briefpapier)
Büroausstattung
Tische, Stühle, Schränke
Computer, Drucker, Scanner, Software
Kopierer, Laminiermaschinen, Frankiermaschine
Telefon, Fax, Internet, Anrufbeantworter'
Locher, Hefter
Printmedien (Briefpapier, Eintrittskarten, Flyer, Plakate, Handzettel, Aufkleber, Parkplatzkarten, Akkreditierungen)
Büroartikel (Von der Büroklammer bis zum Tesafilm)
Kaffeemaschine, Geschirr, Besteck, Gläser

Technische Organisation
Auf- und Abbau Veranstaltungsstätte (Bühnen, Spiel-/Wettkampfflächen, Tribünen, Beleuchtung, Beschallung, Bühnenbild, Anzeigetafeln, Bestuhlung, Informationsstände)
Hallen-/Stadionplan besorgen mit Hängepunkte Traversen und Stromanschlüssen
Interviewecken
Zu- und Abgänge planen
Hallen-/Wettkampfstättenabnahme durch Feuerwehr und Polizei planen
Beschriftungen der Räume, Zonen, Zu- und Abgänge
Dekoration der Wettkampf-/Spiel-/Veranstaltungsstätte (Foyer, Halle, VIP-Räume, Bühne, Interviewecke
Internetanschlüsse beantragen, legen und freischalten