Eigentlich ist doch alles ganz klar. Die Mitglieder werden in die EDV aufgenommen und damit wird auch automatisch die Beitragszahlung gesichert. Schließlich ist das Verfahren des Lastschrifteinzugs heute der Normalfall. Damit erfahren wir, welche Mitglieder nicht gezahlt haben und können uns um diese separat kümmern (siehe Beitragsaußenstände).
So einfach ist es nicht! Schließlich geht es darum, das jedes Mitglied den für seinen Status und sein Sportangebot angemessenen Beitrag bezahlt. Dazu gehören

• die Einhaltung von Vergünstigungen,
  
  
• die Einnahme des Beitrages (Zahlungsverkehr) und
  
  
• die Überprüfung von Übungsstundenteilnehmern auf Mitgliedschaft.

Einhaltung von Vergünstigungen

Kinder und Jugendliche, Familien, Studenten, Schüler, eventuell Arbeitslose – sie alle können einen Anspruch auf Sonderbeiträge haben. Dies ist ein wesentliches Merkmal des Vereinsverständnisses. Es muss gelingen, den Wegfall eines solchen Grundes rechtzeitig zu erkennen.

Zwei Faustregeln sollten beachtet werden:

- Automatisierung so weit es geht und

- Verlagerung von Nachweispflichten auf die betreffenden Mitglieder wo es notwendig ist.

Die Kontrolle von z. B. Familienbeiträgen sollte per EDV erfolgen. Wenn die Mindestmitgliederzahl einer Familie unter die Vergünstigungsgrenze fällt, muss eine Neueinstufung erfolgen. Ebenso ist es sinnvoll, Beiträge die an Altersstufen gebunden sind, zunächst automatisch auf den Normalbeitrag herauf zu setzen.

Jegliche Beitragsvergünstigung, die einem Mitglied eingeräumt wird, hat das betreffende Mitglied in einem begrenzten Zeitraum (z. B. Januar/Februar bzw. August/September für Schüler/Studenten) nachzuweisen. Bei Nicht-Einhaltung dieser Verpflichtung wird automatisch der Normalbeitrag erhoben.

Einnahme des Beitrages (Zahlungsverkehr)

Neben der rein technischen Abwicklung des Zahlungsverkehrs – heute z. B. per Internet – gibt es weitere Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand zu vermindern. Beispiele:

• Begrenzung der Austrittsmöglichkeiten auf 1 bis 2 feste Stichtage im Jahr, um den Verwaltungsaufwand in Grenzen zu halten.
  
  
• Berechnung eines Verwaltungsentgeltes, wenn nicht das Lastschrifteinzugsverfahren genutzt wird.
  
  
• Grundsätzlich Nutzung des Beitragseinzugsverfahrens, ansonsten Berechnung eines Zuschlages für den zusätzlichen Aufwand.
  
  
• Berechnung eines Verwaltungskostenaufschlages, wenn eine nachträgliche Anerkennung einer Vergünstigung erfolgen soll.
  
  
• Bonusregelung wenn der Beitrag für ein ganzes Kalenderjahr bis Februar im voraus gezahlt wird (z. B. 12 Monate Sport und nur für 11 Monate zahlen).

Überprüfung von Übungsstundenteilnehmern auf Mitgliedschaft

Tendenziell kann man sagen, dass mit der Zahl der Sportangebote und der Zahl der genutzten Sportstätten auch die Gefahr von Trittbrettfahrern steigt. Dies meint Personen, die ohne ihren Beitrag oder die Kursgebühr zu zahlen, Vereinsangebote in Anspruch nehmen. Hier funktioniert nur Kontrolle. Die Erfahrung aus verschiedenen Vereinen zeigt, dass gerade in größeren Mehrspartenvereinen, zum Teil erhebliche entgangene Beiträge festzustellen waren.
Eine Möglichkeit der Kontrolle kann direkt durch den zuständigen Übungsleiter erfolgen. Vierteljährlich erhält er eine aktuelle Teilnehmerliste seiner Sportgruppe und gleicht diese mit den Teilnehmern ab. Seine Unterschrift bestätigt dem Verein die Überprüfung und das vermerkte Ergebnis. Andere Vereine haben die Kontrolle neutralisiert und eine Gruppe von freiwilligen Vereinsmitgliedern gebildet, die einzelne Übungsgruppen aufgesucht und an Hand der Mitgliederliste überprüft haben.

Organisatorische Maßnahmen können dieses Problem eingrenzen. Die Zuständigkeit des Übungsleiters für Ausgabe und Rücknahme von Anmeldungen wird am besten schriftlich fixiert. Eine Regel über die Zahl der kostenfreien Probeteilnahmen vermeidet entsprechende Diskussionen.