Vereinsfuehrung

Checklisten virtuelle bzw. hybride Mitgliederversammlung, vorherige Stimmabgabe und Umlaufverfahren

Nach § 32 Absatz 1 Satz 1 BGB werden die Angelegenheiten des Vereins grundsätzlich durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet. Gemeint ist damit die Versammlung in Präsenzform. Daneben sieht das Gesetz noch die Möglichkeit vor, Beschlüsse außerhalb von Versammlungen zu fassen, wenn alle Mitglieder dem Beschluss schriftlich zugestimmt haben, sogenanntes Umlaufverfahren (§ 32 Absatz 2 BGB). Beschlussfassungen in anderweitiger, zum Beispiel in virtueller Form bedürfen einer ausdrücklichen Satzungsgrundlage. Erfahrungsgemäß sehen die Satzungen nur ausnahmsweise abweichende Regelungen vor. Der Gesetzgeber hat für die Zeiten der Pandemie darauf reagiert und Vereinen und Vorständen die Möglichkeit eingeräumt, auch ohne Satzungsregelungen Entscheidungen herbeizuführen, ohne eine reine Präsenzversammlung durchzuführen oder auf die Zustimmung aller Mitglieder im schriftlichen Umlaufverfahren angewiesen zu sein. Die Vorschriften finden sich im Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht. Danach sind folgende Formen der Abhaltung von Versammlungen und Herbeiführung von Entscheidungen möglich:

  1. a. Der Vorstand kann die Teilnahme von Mitgliedern an einer Versammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort und Stimmabgabe im Wege elektronischer Form ermöglichen (Fassung bis zum 27.02.2021; hybride Mitgliederversammlung)
    b. Der Vorstand kann vorsehen, dass Mitglieder an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können oder müssen (Fassung ab dem 28.02.2021; hybride bzw. virtuelle Mitgliederversammlung).
  2. Der Vorstand kann die schriftliche Stimmabgabe vor der Versammlung ohne Teilnahme daran vorsehen (Briefwahlverfahren).
  3. Ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zum vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der (stimmberechtigten) Mitglieder ihre Stimme in Textform abgegeben hat und die nach Satzung oder Gesetz erforderliche Mehrheit erreicht wurde (Umlaufverfahren mit qualifizierter Mehrheit).

Was haben danach Vorstände bei der Durchführung von Versammlungen bzw. der Herbeiführung von Beschlüssen zu beachten?

1. virtuelle bzw. hybride Mitgliederversammlung

  1. Der Unterschied: Die Kombination von Präsenzversammlung und der Möglichkeit der Teilnahme von Mitgliedern im Wege elektronischer Kommunikation wird als hybride Mitgliederversammlung bezeichnet. Dagegen wird die Durchführung eine Versammlung ohne Präsenz an einem Versammlungsort virtuelle Mitgliederversammlung genannt.
    Mit der Änderung des COVID-19-Abmilderungsgesetzes, die am 28.02.2021 in Kraft tritt, besteht für den Vorstand die Möglichkeit, eine rein virtuelle Mitgliederversammlung einzuberufen. Das bedeutet, dass die Mitglieder verpflichtet sind, auf elektronischem Wege teilzunehmen. Eine Teilnahme durch Anwesenheit am Versammlungsort ist dann ausgeschlossen.
  2. Unabhängig von der Durchführung einer Mitgliederversammlung in hybrider oder virtueller Form sind die Satzungsregelungen und ggf. ergänzend die vereinsrechtlichen Regelungen im BGB zu beachten, insbesondere die Form und die Frist der Einberufung. Nach dem Wortlaut des Gesetzes ist ein Versammlungsort erforderlich, auch bei rein virtueller Durchführung. In der Einladung ist ein Ort anzugeben, zu dem ggf. niemand erscheint außer der Versammlungsleitung.
  3. Für die virtuelle Teilnahme und Ausübung der Mitgliederrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind geeignete Software-Produkte auszuwählen. Hierbei kommen Videokonferenz-Software und gegebenenfalls ergänzend ein separates Abstimmungs-Tool in Betracht. Bei der Auswahl der Systeme sind vielfältige Aspekte zu berücksichtigen: Größe der Versammlung, Sicherstellung der Authentizität der Teilnehmer*innen und der Stimmabgabe, ggfls. in geheimer Form, Kapazitätsgrenzen im Hinblick auf die zeitliche Dauer eines Meetings und die Anzahl der teilnehmenden Personen und ggfls. anfallende Kosten, datenschutzrechtliche Aspekte.

    Hinweis: Der Landessportbund kann generell keine Empfehlungen für Online-Konferenz- bzw. Abstimmungs-Systeme aussprechen. Derzeit ist der Markt sehr dynamisch, d.h. innerhalb kurzer Zeitabstände werden neue Produkte am Markt angeboten und existierende Produkte weiterentwickelt.
     
  4. Der Ablauf einer virtuellen oder hybriden Mitgliederversammlung entspricht grundsätzlich dem einer traditionellen Versammlung in Präsenzform mit der Ausnahme, dass bei einer hybriden Mitgliederversammlung die Einbindung der auf elektronischem Weg teilnehmenden Mitglieder sicherzustellen ist (z.B. Übertragung des Videokonferenzsystems auf Großbildschirm bzw. Leinwand bei gleichzeitiger Einbindung des Versammlungsraums).
  5. Die Versammlungsleitung arbeitet die Tagesordnungspunkte ab und es werden ggf. vorgesehene Abstimmungen und Wahlen durchgeführt.

    Hinweis: Es fehlen noch Erfahrungen, wie Vereinsregister oder Gerichte mit virtuellen Abstimmungen und Wahlen umgehen.

    Art der Durchführung von Abstimmungen und Wahlen hängt von der Anzahl der Versammlungsteilnehmer*innen ab. Bei einer niedrigen Zahl kann die Abstimmung offen per Handzeichen oder Abfrage erfolgen. Bei einer größeren Anzahl sollte ein Abstimmungssystem eingesetzt werden. Bei allen Formen ist sicherzustellen, dass nur stimmberechtigte Mitglieder ihre Stimme abgeben können. Gegebenenfalls sind personalisierte Zugänge zum Abstimmungssystem vorab den auf elektronischem Weg teilnehmenden Mitgliedern zur Verfügung zu stellen.
    Eine Schwachstelle bleibt die Authentizität der Teilnahme und der Stimmabgabe. Insbesondere bei großen Vereinen, bei denen die Mitglieder nicht persönlich bekannt sind, besteht die Gefahr, dass zum Beispiel nicht das Mitglied selbst, sondern dieses eine andere Person teilnehmen oder abstimmen lässt.
  6. Der Ablauf der Mitgliederversammlung und die Beschlussfassungen sind wie gewohnt zu protokollieren.

2. Briefwahlverfahren

  1. Beim Briefwahlverfahren haben Mitglieder die Möglichkeit, ihre Stimme vorab abzugeben.
  2. Es ist eine Mitgliederversammlung unter Einhaltung der in der Satzung vorgesehenen Frist und Form mit Tagesordnung einzuberufen. Dabei sind Beschlussanträge auszuformulieren und Stimmzettel den Mitgliedern zur Verfügung zu stellen.
  3. Es ist eine Frist für den Eingang der Stimmzettel und eine Anschrift, an die die Stimmzettel geschickt werden, anzugeben. Im Gesetz ist hierfür die Schriftform vorgesehen. Die Textform dürfte nicht ausreichend sein, da davon auszugehen ist, dass der Gesetzgeber bewusst unterschiedliche Begrifflichkeiten verwendet.
  4. Zur Authentifizierung der Stimmabgabe und Prüfung der Stimmberechtigung ist – ggf. als gesondertes Beiblatt – beizufügen. Bei geheimer Abstimmung sind für die Rücksendung der Stimmzettel und der Angaben zur Person zwei Umschläge vorzusehen („Umschlag in Umschlag“).
  5. In der Versammlung ist der entsprechende Tagesordnungspunkt aufzurufen und die in Präsenzform teilnehmenden Mitglieder haben die Möglichkeit, satzungsgemäß per Handzeichen oder geheim abzustimmen. Die Briefwahlstimmen und die in der Versammlung abgegebenen Stimmen werden zusammengeführt und das Ergebnis verkündet. Wenn die Satzung kein Quorum für die Beschlussfähigkeit vorsieht (z.B. die Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig), dann ist unerheblich, wie viele Mitglieder ihre Stimme abgegeben haben.
    Beispiel: Der Verein hat 150 Mitglieder, davon 100 stimmberechtigte. Die Satzung sieht vor, dass die Mitgliederversammlung unabhängig von der Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig ist. 9 Mitglieder geben die Stimme vorab schriftlich ab. Davon stimmen 4 mit JA und 5 mit NEIN. In der Versammlung sind zwei Mitglieder anwesend. Diese stimmen mit JA. Der Beschlussantrag ist bei 6 Ja-Stimmen und 5 Nein-Stimmen angenommen, wenn die einfache Mehrheit ausreicht.
  6. Sind Wahlen vorgehsehen, sollten die Mitglieder vor der Einberufung der Mitgliederversammlung angeschrieben und aufgefordert werden, Wahlvorschläge zu unterbreiten, die dann im Rahmen des Briefwahlverfahrens berücksichtigt werden können.

Vorteile des Briefwahlverfahrens:

  • Eindeutige und authentifizierbare Stimmabgabe.
  • Im Gegensatz zum Umlaufverfahren ist die Einhaltung des Quorums (Mindeststimmenabgabe) nicht erforderlich, soweit die Satzung ein solches nicht vorsieht.

Nachteile des Briefwahlverfahrens:

  • Gegebenenfalls sehr aufwendig, bei Einberufung durch Aushang müssen den Mitgliedern in geeigneter Weise die Stimmzettel zur Verfügung gestellt werden (z.B. durch zusätzlichen Versand per Post oder E-Mail oder durch Bereitstellung auf der Homepage).
  • Eine nachträgliche Änderungen des Beschlussantrages in der Mitgliederversammlung ist nicht mehr möglich.
  • Entscheidet die Mitgliederversammlung, dass geheim abzustimmen ist, und wurde das Briefwahlverfahren nicht geheim durchgeführt, muss dieser Tagesordnungspunkt abgebrochen und das Verfahren erneut durchgeführt werden.
  • Sieht die Satzung vor, dass in der Mitgliederversammlung Wahlvorschläge gemacht werden können und wird davon Gebrauch gemacht, dann sind die Briefwahlstimmen hinfällig und das Verfahren muss erneut durchgeführt werden.
  • Sieht die Satzung vor, dass nach Versand der Einberufung die Mitglieder Anträge zur Mitgliederversammlung stellen können, können diese Anträge im Rahmen eines Briefwahlverfahrens nicht mehr berücksichtigt werden.

3. Umlaufverfahren mit qualifizierter Mehrheitsentscheidung

  1. Der Vorstand schreibt alle, auch die nicht stimmberechtigten, Mitglieder an. Es wird ein Antrag formuliert, über den mit Ja, Nein oder Enthaltung abgestimmt werden kann und als Wahlschein den Mitgliedern übersandt.
  2. Es wird den Mitgliedern eine Frist zur Rückmeldung (Eingang beim Vorstand) gesetzt.
  3. Die Rücksendung ist in Textform möglich, d.h. per Brief, Telefax oder auch per E-Mail.
    Es ist der Zeitpunkt des Zugangs zu dokumentieren und die Authentizität der Stimmabgabe sicherzustellen.
  4. Es folgt die Auswertung der eingegangenen Stimmen:
    1. Es müssen mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder eine Stimme innerhalb der gesetzten Frist abgegeben haben.
    2. Es muss die nach Satzung oder Gesetz erforderliche Mehrheit erreicht sein.
      Beispiel: Es soll über den Beitrag abgestimmt werden. Der Verein hat 150 Mitglieder, davon 100 stimmberechtigte Mitglieder. Es müssen mindestens 50 stimmberechtigte Mitglieder ihre Stimme abgegeben haben und in diesem Fall die einfache Mehrheit mit Ja abgestimmt haben. Eingegangene Stimmen: 80, davon Ja-Stimmen: 35, davon Nein-Stimmen: 30, Enthaltungen: 15. Da nur die abgegebenen Stimmen zählen und Enthaltungen nicht berücksichtigt werden, ist die erforderliche einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen erreicht.
    3. Die Mitglieder sind in geeigneter Form über das Ergebnis der Abstimmung zu informieren.
       
  5. Gegebenenfalls ist das Ergebnis zur Eintragung im Vereinsregister anzumelden (bei Änderungen im Vorstand gemäß § 26 BGB, bei Satzungsänderungen wird die Änderung erst mit Eintragung im Vereinsregister wirksam).