Wenn zu einer Vereinsveranstaltung Ehrengäste (z.B. Sponsoren) eingeladen werden und ein Ehrengastempfang durchgeführt wird, sollte die VIP-Einladung hierzu frühzeitig verschickt werden (ca. 4-6 Wochen vor der Veranstaltung).

Aus dem Anschreiben sollten der Veranstaltungstitel, der Veranstaltungstermin, der Veranstaltungsort und das Programm hervorgehen. Es muss immer eine persönliche Anrede des Eingeladenen erfolgen.

Dem Einladungsschreiben sollte ein Antwortdokument beigefügt sein. Auf diesem sollte der Eingeladene durch Ankreuzen angeben können

• ob er die Zusendung von VIP-Eintrittskarten nebst Parkschein im Vorfeld wünscht
• ob er von einer oder ggf. weiteren Personen begleitet wird
• ob er möglicherweise eine Hotelzimmerreservierung benötigt.

Auf dem Antwortdokument dürfen Informationen zum spätesten Rückmeldetermin sowie eine Rückmeldeanschrift (E-Mail-Kontakt, Faxantwortnummer) nicht fehlen.